内定を承諾した後に辞退を決めた場合、その伝え方に悩む人も多いでしょう。企業側に対して礼儀正しく、かつ失礼のない方法で辞退を伝えることが重要です。この記事では、内定承諾後の辞退をメールや電話でどう伝えるべきか、そして辞退率の実態について解説します。
1. 内定承諾後の辞退をどう伝える？メールと電話での適切な対応
内定承諾後に辞退をする場合、企業側に対して最大限の配慮を持って伝えることが必要です。辞退を伝える方法として、メールと電話が一般的ですが、それぞれに適切な対応があります。まずは、どちらで伝えるべきか、そしてどのように伝えるべきかを確認しましょう。
1-1. 内定辞退を伝えるタイミング
内定を辞退する場合、できるだけ早い段階で伝えることが重要です。企業側は次の候補者を検討したり、採用活動を続けるために時間が必要です。辞退する決断をしたら、できるだけ早く連絡しましょう。
早ければ早いほど良い: 内定辞退のタイミングが遅れると、企業側に迷惑をかけることになります。早期に辞退の意向を伝えることで、企業側の採用活動がスムーズに進行します。
内定通知後数日以内: 一般的には内定を受け取った後、数日以内に辞退を伝えるのが理想です。最遅でも数週間以内に連絡することをおすすめします。
1-2. メールで内定辞退を伝える際のポイント
メールで内定を辞退する際は、簡潔で礼儀正しい表現を使うことが大切です。以下のような内容を盛り込みましょう。
件名: 「内定辞退のご連絡」や「内定辞退についてのお知らせ」など、わかりやすい件名にします。
挨拶: 初めに感謝の意を伝えます。例：「この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。」
辞退理由: 簡潔に理由を伝えます。「個人的な事情」や「他の企業に決定した」など、具体的すぎない表現が好ましいです。
お詫びの言葉: 企業に迷惑をかけたことに対してお詫びを伝えます。「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」といった表現を使用します。
以下はメールの例文です。
件名：内定辞退のご連絡
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております、〇〇（氏名）です。
この度は、貴社より内定をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたく思っておりますが、慎重に検討した結果、別の企業に進むことを決断いたしました。貴社に対して多大なるご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
急なご連絡となり、大変申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後の貴社のご発展をお祈り申し上げます。
〇〇（氏名）
1-3. 電話で内定辞退を伝える際のポイント
電話で内定辞退を伝える場合、まずは担当者に感謝の意を伝え、その後に辞退の理由を簡潔に説明します。電話では顔が見えないため、特に言葉遣いに注意しましょう。以下のポイントを押さえた上で電話をかけましょう。
感謝の気持ちを表す: 「お世話になっております、〇〇（氏名）です。」から始め、内定をもらったことへの感謝をまず伝えます。
辞退の理由を簡潔に伝える: 辞退の理由は具体的すぎず、簡潔に伝えます。「別の企業に決めました」といった表現で十分です。
謝罪の意を示す: 辞退によって企業に迷惑がかかることを理解し、謝罪の言葉を述べます。「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」といった表現が一般的です。
1-4. メールと電話の使い分け
基本的に、辞退の意向はまずメールで伝え、その後電話で直接伝えるといった方法が理想的です。メールで早期に連絡を入れることで企業側に時間的余裕を与え、電話で辞退の決断を再確認する形が望ましいです。メールで辞退の意思を表明した後、担当者から確認の電話がかかってくることもありますので、その際は電話で再度説明を行いましょう。
2. 内定辞退の割合とその影響
内定承諾後に辞退をすることは実際に少なくありません。ここでは、内定辞退の実態と企業側への影響について説明します。
2-1. 内定辞退の割合
企業による調査によると、内定承諾後の辞退率は年々増加しています。特に新卒採用においては、約10%〜20%が内定辞退をするというデータもあります。
業界別の辞退率: 業界によっても辞退率は異なります。特に競争の激しい業界や人気企業では、辞退率が高くなる傾向にあります。
新卒と中途の違い: 新卒の場合、辞退率は高めですが、中途採用の場合は比較的低い傾向にあります。
2-2. 辞退が企業に与える影響
内定を辞退することで、企業にはさまざまな影響があります。まず第一に、再度求人広告を出したり、別の候補者を面接する手間が発生します。
採用活動の再開: 辞退者が出ることで、企業は新たな採用活動を行わなければならず、その手間やコストがかかります。
チーム編成の影響: 内定辞退が多いと、既にチームの計画に影響を与える可能性があります。特に人員が重要な役割を担っている場合、即戦力の採用が難しくなります。
3. 結論
内定を承諾した後の辞退は、慎重に対応すべき重要な決断です。メールや電話での連絡は、できるだけ早く、そして感謝の気持ちを伝えつつ辞退する意向を伝えることが大切です。また、内定辞退の割合は決して低くなく、企業にとっては一定の影響を与えることを理解しておきましょう。しかし、辞退は仕方のないことでもあり、どのように伝えるかが重要です。
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